Les visioconférences ne doivent pas être plus stressantes qu'une réunion ordinaire. Pourtant, beaucoup de gens les trouvent difficiles. Pourquoi en est-il ainsi ?
La raison principale vient de l'écran avec lequel vous et vos collègues êtes maintenant contraints d’utiliser. Il est donc plus difficile de saisir les indicateurs et réactions de vos différents interlocuteurs. Il y a également beaucoup d'interruptions ce qui peut être gênant et fatigant.
Levez la main
Une technique simple consiste à échanger dans un premier temps puis mettre en place un dispositif de prise de parole alternée. Le fait de se relayer peut aider à résoudre les problèmes courants en visioconférence, lorsque tout le monde parle en même temps. Cela permet de d’assurer que tout le monde participe.
Fournir un ordre du jour
Vous devez toujours fournir un ordre du jour, surtout si la réunion doit durer plus de 10 minutes - et vous y tenir. Avec un ordre du jour de réunion, les participants peuvent planifier leurs contributions, ce qui contribue également à équilibrer le temps de parole et d’intervention de chacun.
Utilisez la bonne caméra
Afin de tirer le meilleur parti de votre vidéoconférence, équipez-vous d’une webcam avec un objectif à grand angle, avec une qualité vidéo et audio de haute qualité.
Vérifiez l'audio et la vidéo
Contrôlez votre matériel audiovisuel et sondez les participants sur leur équipement afin de lister et parer les problèmes qui pourraient affecter la qualité de l'appel, la connexion, etc.
Évaluer le bien-être des participants
Assurez-vous que tout le monde soit en bonne disposition pour participer à ce call. Questionnez vos collaborateurs. C’est essentiel à distance, pour évaluer l’état d’esprit d’une équipe, surtout quand les expressions et le langage corporel est limité.
Désigner un facilitateur
Prévoir un arbitre et un coach pour les vidéoconférences, afin que tous les participants soient entendus. L'animateur peut également vous aider à résumer les points, à comparer les points de vue des uns et des autres, à noter les actions à entreprendre, à veiller à ce que l'ordre du jour soit respecté.
Rotation des tâches
Donnez aux membres de votre équipe plus de responsabilités. Donnez-leur des directives sur la façon de diriger la réunion, comme préparer un ordre du jour à l'avance et demander à l'équipe les points à aborder. C'est un excellent moyen de faire bouger les choses pendant la réunion et de maintenir l'engagement de votre équipe. Cela peut également être un excellent gage de confiance envers vos collaborateurs.
Brisez la glace
Si les participants d’une visioconférence ne se connaissent pas. Prenez le temps, avant de rentrer dans le vif du sujet d’introduire chacun des participants.
Organisez des séances de brainstorming
Un bon moyen de mobiliser votre équipe est de les faire réfléchir ensemble, lors d'une grande séance de brainstorming. Chaque personne apporte son grain de sel, ses idées, sa vision des choses et en général, cela porte ses fruits !
Laissez du temps pour une discussion personnelle
Laissez les dernières minutes de votre réunion d'équipe pour des discussions non liées au travail afin de renforcer les liens de votre équipe. C'est une façon agréable de se détendre après une réunion importante.
Optimiser votre environnement
Assurez-vous qu'il n'y a pas de distractions en arrière-plan qui pourraient détourner l'attention des participants. Essayez de trouver un espace avec un décor neutre.
Bonnes pratiques pour la vidéoconférence
Avant une réunion :
- Testez à l'avance votre matériel et votre connexion Internet.
- Créez un plan de communication de secours au cas où vous auriez des difficultés à vous connecter avec les participants à distance. Il peut s'agir de demander aux participants de se connecter à la réunion via leur ordinateur portable, d'utiliser un téléphone portable ou un haut-parleur, et/ou de collaborer via un outil de collaboration en ligne (par exemple, Google Docs).
Pendant une réunion :
- Demandez à tous les participants de partager leur vidéo et leur audio.
- Assurez-vous que tous les participants peuvent voir et entendre tout le monde
- Demandez aux participants de couper le son de leur micro lorsqu’ils ne parlent pas.
- Faites appel à un animateur de réunion - il s'agit souvent, mais pas toujours, de la personne qui a organisé la réunion. L'animateur est responsable de :
- Fournir un ordre du jour aux participants. C'est bien de le faire avant la réunion, mais au moins avant le début de la réunion. Cela comprend un aperçu des sujets à traiter et des résultats attendus
- Établir les indicateurs visuels ou verbaux, comme lever la main, pour indiquer que quelqu'un veut intervenir lors de la réunion
- Engager tous les participants pour assurer la compréhension et l'alignement de la discussion
- Limiter les "conversations secondaires" et le multitâche ou veiller à ce que tous les participants soient informés des sujets de discussion
- Assurez-vous que tous les participants aient accès aux documents (PowerPoint, etc.) en partageant tout le contenu, en utilisant des outils interactifs en ligne (Google Docs) chaque fois que cela est possible.