Plus qu’un processus à la mode, l’onboarding est à la fois un outil RH et un formidable moyen de communication pour l’entreprise. Fidéliser et sécuriser le nouveau collaborateur sont les objectifs poursuivis par les employeurs qui décident de mettre en place un parcours d’intégration. Définition, intérêt, exemples concrets… Quelles sont les clés d’un onboarding réussi ? Réponses dans cet article. Et en bonus, Perrine Dejoie, Directrice Morgan Philips Talent Consulting, nous explique comment le cabinet Morgan Philips peut accompagner les entreprises dans la réussite de leur onboarding.

La définition de l’onboarding

L’onboarding, c’est l’intégration d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Il ne s’agit pas simplement de lui souhaiter la bienvenue le jour J et de lui remettre l’équipement informatique pour travailler. L’onboarding est synonyme d’accueil travaillé et réfléchi.

L’onboarding commence dès la promesse d’embauche, et se poursuit plusieurs semaines après l’arrivée dans les locaux.

L’intégration est ritualisée, et jalonnée par plusieurs étapes. Elle est devenue une phase essentielle du début de collaboration et mérite d’être réellement préparée par les services RH pour être réussie.

Pourquoi intégrer les nouveaux salariés d’une entreprise ?

L’onboarding des nouveaux salariés est un réel enjeu pour les employeurs. L’onboarding poursuit plusieurs objectifs, bénéfiques à l’entreprise.

Le premier est de fidéliser le salarié, faire en sorte qu’il se sente bien dans l’entreprise et qu’il adhère aux valeurs et à l’esprit de l’entreprise. Un collaborateur bien intégré véhiculera une image de marque positive sur l’entreprise.

Le second est de sécuriser la prise de poste. Le process de recrutement maintenant terminé, il faut s'attarder sur l'intégration. Un onboarding réussi permet d’éviter que la nouvelle recrue ne démissionne, car elle est accompagnée, durant toute sa période d'essai.

Jouer la carte de l’hospitalité et de la convivialité, un processus gagnant gagnant : un salarié heureux d’aller travailler et une entreprise qui conserve plus longtemps ses talents.

Quels sont les processus d’onboarding possibles ?

Il n’existe pas un seul process d’onboarding efficace, mais une multitude de bonnes façons d’intégrer un nouveau salarié. L’objectif d’une intégration réussie et efficace est d’aller au-delà des « basics » de l’accueil d’un nouveau salarié. À savoir, un ordinateur configuré, des mots de passe générés, un badge d’arrivée fonctionnel, un bureau et du matériel préparés, un petit-déjeuner et un déjeuner d’accueil organisés, la tournée de présentation…

Nous vous livrons quelques exemples d’onboarding réussi, qui ont déjà fait leurs preuves. À vous ensuite de trouver la formule qui s’inscrit le mieux dans votre entreprise.

Externaliser son onboarding

Par manque de temps, de ressource ou de connaissance, externaliser l’onboarding de ses nouveaux collaborateurs est LA bonne solution. L’objectif ? Vous entourer d’experts qui se chargeront d’intégrer de la meilleure façon possible vos nouvelles recrues, puis de les accompagner dans leur développement dans l’entreprise.

Morgan Philips Talent Consulting a développé une solution individualisée et performante pour sécuriser une prise de poste, optimiser le temps d’intégration et vous assurer de la mise en œuvre des comportements attendus. Votre onboarding est 100% personnalisé et adapté à votre société. Il se déroule en 3 temps :

• Une évaluation avec le nouveau salarié : l’objectif est de préparer et d’accompagner son intégration et son développement.
• Des entretiens individualisés : ils ont pour but de mettre en lumière les points forts et de vigilances de l’onboarding. Puis de trouver les comportements à mettre en œuvre pour y pallier, en collaboration avec les RH et managers de l'intégré.
• Du coaching sur-mesure : pour conseiller et accompagner l’épanouissement du collaborateur dans l’entreprise.

Vous souhaitez avoir plus d’informations ? N’hésitez pas à contacter les équipes de Morgan Philips Talent Consulting.

En complément de l’accompagnement proposé par Morgan Philips Talent Consulting, d’autres actions peuvent être mises en place dans l’entreprise. Tour d’horizon des bonnes pratiques pour un onboarding réussi.

Organiser un café avant le jour J

Vous avez sélectionné le candidat idéal lors du processus de recrutement ? Bien plus qu’un simple mail pour l’informer de son embauche, son onboarding commence dès maintenant. Pour atténuer le stress de l’arrivée, et créer chez lui un début de sentiment d’appartenance à l’entreprise, proposez-lui une visite des locaux, une présentation à toute l’équipe et pourquoi pas un café par la suite. En organisant un mini onboarding, vous atténuerez l’angoisse, bien que légitime, du premier jour.

Onboarding et livret d’accueil

Le livret d’accueil, c’est un peu la bible de l’entreprise. C’est un document, établi par les RH de l’entreprise, qui peut être remis au nouveau collaborateur lors de son arrivée. Mais qui peut très bien aussi lui être remis quelques semaines avant. En version digitale ou papier, le livret d’accueil fait partie intégrante d’un onboarding réussi dans l’entreprise. Il permet de faciliter les premiers jours dans l’entreprise. Libre à vous de le compléter avec les informations qui vous semblent essentielles pour une bonne intégration.

En panne d’idée ? Nous vous proposons les rubriques suivantes :

• Le mot d’accueil du PDG de l’entreprise ou de la DRH : un petit message de bienvenue du top management de l’entreprise permet d’insuffler aux nouvelles recrues les valeurs de l’entreprise et de les accueillir avec un message personnalisé.
• La carte d’identité de l’entreprise : elle contient les éléments qui constituent concrètement l’entreprise. Comme le nombre de salariés, la répartition hommes/femmes, l’organigramme, sa date de création, les valeurs défendues, les objectifs à court et moyen terme.
• Les informations du quotidien de travail : les contacts, les fournitures, les horaires d’ouverture de l’entreprise, le fonctionnement du parking, les coursiers, le service courrier, la gestion du temps de travail, l’infirmerie et la médecine de travail…
• Les outils de travail : les sites, les logiciels, les applis nécessaires pour travailler, et les logins de connexion.
• Les outils RH : les logiciels permettant de saisir les congés payés, les RTT, les horaires de travail. Mais aussi les souhaits de formation.
• Le déroulé RH de l’année : les temps forts RH, comme les évaluations de fin d’année, la formation dans l’entreprise, les évaluations 360, les feedbacks collaborateurs…
• Les « bons plans » livrés par les collaborateurs déjà en place : les restaurants sympas de quartier, les cafétérias, les transports à proximité, les tournois sportifs organisés…
• Les avantages de l’entreprise : titre-restaurant, primes éventuelles, salle de sport, bibliothèque, salle de repos…
• Les instances représentatives du personnel et les moyens de les contacter.

Onboarding et welcome pack d’entreprise

Le welcome pack, que l’on peut traduire par kit de bienvenue en français, est un moyen sympathique d’accueillir un nouveau collaborateur dans l’entreprise. C’est une sorte de hotte de Père Noël préparée par les RH et remise à l’arrivée.

Le welcome pack peut contenir différents éléments. Des informations utiles sur l’entreprise, le livret d’accueil peut d’ailleurs parfaitement contribuer à garnir le kit. Des goodies professionnels (un tapis de souris, une webcam, un cahier, …) ou plaisirs (une gourde en verre, des graines à planter, un sac de sport, …), floqués aux couleurs de l’entreprise. Le tout soigneusement emballé dans un carton recyclé ou un tote-bag à l’effigie de l’entreprise.

Les éléments constituant le welcome pack vous permettront aussi de livrer subtilement des messages clés aux nouveaux collaborateurs. Si la RSE ou le Made in France fait partie des valeurs défendues dans l’entreprise, l’onbaording peut servir à communiquer dessus. Prenez soin d’adapter les goodies en conséquence.

Au-delà de ces petites intentions toujours appréciables lors d’un onboarding, le welcome pack permet de donner une image positive et attractive de l’entreprise.

Onboarding et journée d’intégration

Une autre étape possible de l’onbarding peut être la journée d’intégration des nouveaux salariés. Ritualisée, elle peut être organisée une fois par mois, une fois par trimestre… Au rythme qui vous semble le plus opportun et en fonction du volume d’embauche envisagé.

N’hésitez pas à formaliser l’événement en envoyant une invitation par email, et à mentionner son objet et le programme. Ni trop longue, ni trop rébarbative, vous devrez trouver le bon équilibre pour une journée d’intégration réussie.

Exemple d’onboarding, et plus précisément de journée d’intégration :

• 9h30 -10h : café d’accueil
• 10h - 11h : présentation de l’entreprise par le PDG
• 11h - 11h15 : pause
• 11h15 - 12h15 : présentation du fonctionnement de l’entreprise. Intervention de l’équipe RH et des différents directeurs de pôle
• 12h15 - 12h30 : pause
• 12h30 - 14h : déjeuner commun. Dans un restaurant ou sous forme de plateaux-repas dans l’entreprise
• 14h - 16h : escape game
• 16h - 16h30 : conclusion par l’équipe RH

Onboarding et rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement peut clore un processus d’onboarding. Son objectif est d’obtenir un retour du nouveau collaborateur sur son ressenti concernant l’entreprise, son arrivée, son intégration, l’ambiance et l’environnement de travail. Sous la forme d’un grand oral ou par écrit, la restitution peut prendre plusieurs formes. Dans tous les cas, ne le proposez pas trop tôt. Le salarié doit avoir le recul nécessaire pour pouvoir apporter des arguments constructifs. 3 mois semble être le bon timing pour demander un rapport d’étonnement et clore avec lui l’intégration.

Réussir son onboarding à distance

Les vagues successives de Covid-19, et la limitation des interactions sociales qui s’en suivent, peuvent être la cause d’onboarding à distance. Onboarder à distance, c’est se rendre plus disponible pour répondre aux éventuelles questions, et parfois plus nombreuses, du nouveau salarié.

La clé du succès d’un onboarding à distance réussi, c’est l’organisation et la structuration du parcours d’intégration. Qui doit être beaucoup plus préparé qu’un onboarding « classique » dans les locaux de l’entreprise.

La digitalisation accélérée des entreprises ces deux dernières années a permis qu’elles se dotent d’outils digitaux, compatibles avec une intégration à distance. Alors, comment onboarder à distance ? Voici quelques exemples :

• Proposez un café en visio à votre nouvelle recrue. Vous pouvez lui envoyer un lien Teams, Zoom ou Gmeet et faire connaissance, avant son arrivée prévue dans l’entreprise.
• Envoyez-lui votre livret d’accueil digitalisé par email.
• Faites-lui parvenir par coursier ou par La Poste votre welcome pack.
• Le jour J, préparez une réunion en visio avec les autres membres de son équipe. Chacun pourra se présenter et expliquer son rôle dans l’entreprise.
• Organisez la formation à distance. Le planning devra être précis, les liens de visio préparés et les personnes chargées de la formation prévenues en amont.
• Désignez un parrain ou une marraine pour accompagner le collaborateur dans son intégration. Il sera chargé de répondre à toutes ses questions et à l’accompagner du mieux qu’il peut, à distance.

 

Témoignage : comment Morgan Philips peut accompagner les entreprises dans la réussite de leur onboarding ?

 

Perrine Dejoie, Directrice Morgan Philips Talent Consulting, nous livre sa vision de l’onboarding et comment Morgan Philips peut accompagner les entreprises pour les aider à intégrer les nouveaux collaborateurs.

1/ Pourquoi l’onboarding est un enjeu crucial pour les entreprises ?

Perrine Dejoie : « La réussite, rapide et efficace, de l’intégration d’un collaborateur au sein d’une entreprise est un enjeu majeur de l’optimisation des ressources.

Après un recrutement réussi, l’onboarding permet :

• D’optimiser le temps d’intégration du collaborateur dans l’entreprise, au sein d’une équipe et sa capacité à intégrer des valeurs, des process de fonctionnement.
• D’accompagner la mise en œuvre des comportements attendus.
• De s’assurer de l’alignement du développement du collaborateur avec la stratégie de l’entreprise.
• De sécuriser sa prise de poste »

2/ Quelles peuvent être les conséquences d’un onboarding raté ?

Perrine Dejoie : « Un onboarding raté peut aboutir à une rupture de période d’essai, un dysfonctionnement interne, une perte de performance, une image dégradée de la marque employeur en plus d’un coût financier ».

3/ Combien de temps doit durer le processus d’intégration dans l’entreprise ?

Perrine Dejoie : « Le temps d’intégration d’un nouveau collaborateur varie en fonction de nombreux critères, le poste, le niveau hiérarchique, la complexité technique, la capacité et le potentiel de développement et d’adaptation du collaborateur.

Il dépend aussi des moyens mis en œuvre par l’entreprise : parcours d’intégration, temps alloué par le manager…

Morgan Philips Talent Consulting propose 2 accompagnements, l’un sur 3 mois et l’autre sur 6 mois. Ces 2 programmes ont été mis en place pour s’adapter aux besoins de ses clients ».

4/ Comment Morgan Philips Talent Consulting peut-il accompagner les entreprises dans la réussite de leurs onboarding ?

Perrine Dejoie : « Morgan Philips identifie, à partir de l’inventaire de personnalité Agility, des leviers de performance et de développement du nouveau collaborateur. Les consultants seniors de l’équipe Talent Consulting accompagnent le développement du collaborateur tout au long du parcours de 3 ou 6 mois ». 

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