Skip to main content
 
Feedback, czyli efektywna informacja zwrotna

Feedback, czyli efektywna informacja zwrotna

Obecnie pierwsze kroki na rynku pracy stawia pokolenie, które wychowywało się w czasach dynamicznego wzrostu roli technologii, internetu i nowoczesnych kanałów komunikacyjnych, pozwalających na wymianę informacji w czasie realnym. Pokolenie to jest bardzo wymagające i bezkompromisowe.

Dla tych młodych ludzi nowoczesna technologia jest naturalnym elementem ich życia. Nie interesują ich coroczne oceny okresowe. Oczekują szybkiej informacji zwrotnej na temat swoich działań, są nastawieni na krótki proces oceny i szybki wynik. Odwlekanie informacji zwrotnej w czasie mija się z celem. Pracownik chce od razu wiedzieć, jak inni widzą jego starania, czy może coś usprawnić, chce otrzymywać wskazówki, ale także pochwały na bieżąco. Informacja zwrotna tu i teraz nie zamazuje rzeczywistości, zawsze odnosi się do konkretnej sytuacji czy zdarzenia, jest bardziej obiektywnai rzetelna niż ocena dokonywana raz w roku.

Informacja zwrotna musi być jednak nie tylko regularna, ale przede wszystkim efektywna.

Jak sprawić, by taka właśnie była?

 

Odpowiednie przygotowanie

Do feedbacku trzeba się rzetelnie przygotować. Dobremu feedbackowi sprzyja plan, warto przemyśleć, co i jak chcemy przekazać, a przede wszystkim wiedzieć, w jakim celu udzielamy informacji zwrotnej, czy jest to cel operacyjny, motywacyjny, a może rozwojowy? Przed rozmową można spisać wszystkie konkretne zachowania, które chcemy omówić, zarówno pozytywne, jak i negatywne. Wpędzenie pracownika w poczucie winy nie jest efektywnym rozwiązaniem. Należy zadbać, by poczuł się doceniony, ale też zdał sobie sprawę z niedociągnięć, których powinien unikać w przyszłości.

 

Odniesienie do konkretów

Dając feedback powinniśmy być precyzyjni. Unikajmy uogólnień typu „nigdy”, „zawsze”. Pamiętajmy też, że oceniamy konkretne zachowanie, a nie osobę. Podkreślmy, które konkretnie elementy lub zachowania były dobre, a które wymagają jeszcze dopracowania. Pamiętajmy o tym również, chwaląc czyjeś zachowanie. Jeśli precyzyjnie nie określimy, które elementy nam się podobały i z jakich jesteśmy zadowoleni, odbiorca może odnieść wrażenie, że to tylko puste słowa czy wręcz próba manipulacji.

 

Wysyłanie komunikatów typu JA

Bardzo istoty jest sposób, w jaki się komunikujemy. Jeśli używamy form bezosobowych (takich jak „można by”, „powinno się”), odbiorca feedbacku nie doceni w pełni wagi przekazu. Dużo skuteczniejsze są wypowiedzi, w których podkreśla się, jak JA odczułem sytuację i jak TY możesz ją poprawić. Odwołujmy się wyłącznie do swoich obserwacji i emocji. Udzielane sugestie zabrzmią łagodniej, jeśli przy ich formułowaniu użyjemy zwrotów w pierwszej osobie, np. „zauważyłem”, „odczułem”, a nie „Kasia uważa, że Twoje zachowanie …”, „Zespół ocenił Twoją pracę …”. Ponadto wskazują, że doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że to co za chwilę przekażemy w feedbacku jest jedynie naszą interpretacją rzeczywistości.

 

Panowanie nad emocjami

Mówienie o emocjach jest ważne, nie można jednak pozwolić, by to one zdominowały naszą wypowiedź. Należy pamiętać o celach, jakie postawiliśmy sobie przed udzielaniem informacji zwrotnej oraz o korzyściach, jakie chcemy uzyskać dla siebie oraz osoby, której udzielamy tej informacji. Emocje, szczególnie te negatywne, mogą wpływać na sposób naszej komunikacji. Jeśli przyjmiemy postawę atakującą, musimy liczyć się z tym, że pracownicy skupią się bardziej na emocjach niż na merytorycznym przekazie wypowiedzi.  Atakowanie i ocenianie budują silny opór u osoby, która odbiera informację zwrotną. Dlatego warto zadbać o taki dobór komunikacji, który nie zawiera ocen , a odnosi się tylko do faktów bez ich interpretacji.

 

Feedback to nie pouczanie

Zamiast pouczać i podsuwać gotowe rozwiązania, zapytajmy odbiorcę feedbacku o pomysły na rozwiązanie problemu. Chyba nikt nie lubi być pouczany, a większość z nas chętniej realizuje pomysły, których sama jest autorem. Dlatego właśnie, widząc u kogoś elementy zachowania wymagające poprawy, zamiast samemu sugerować rozwiązanie, warto (oczywiście w miarę możliwości) zapytać: „Co mógłbyś podobnej sytuacji zrobić następnym razem?”, „Czy mogę coś zrobić, by Ci w tym pomoc?”. Możemy zasugerować alternatywne rozwiązanie, ale idealne byłoby poprowadzenie rozmowy w taki sposób, by rozmówca sam doszedł do rozwiązania, które mieliśmy na myśli. Zwiększy to bowiem szanse na wprowadzenie wskazówki w życie.

 

 

 

© 2020 Morgan Philips SA
All rights reserved