Peu importe votre carrière, améliorer vos compétences rédactionnelles est essentiel.
Avez-vous déjà envoyé un e-mail que personne ne semblait comprendre qui a fini par faire dérailler le calendrier d'un projet entier? Ou rédigé un rapport que vous deviez ensuite expliquer verbalement à tout le monde après l'avoir lu?
Même si vous n'êtes pas dans un emploi où la rédaction est une composante essentielle de vos tâches professionnelles, vous utilisez probablement vos compétences en rédaction tous les jours pour communiquer avec les autres: que ce soit par e-mail ou Slack, dans un rapport mensuel ou trimestriel, en sous la forme d'une mise à jour de projet, ou autrement. En fait, de solides compétences en communication écrite sont l’une des principales qualités recherchées par les employeurs, quel que soit le poste à pourvoir.
Il existe différents types de compétences rédactionnelles, et avec de la pratique, vous pouvez les renforcer et les mettre en valeur lors de votre prochaine recherche d'emploi.
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Pourquoi les compétences rédactionnelles sont-elles importantes?
Si vous êtes dans un poste axé sur la rédaction, comme par exemple le marketing, vous savez peut-être déjà comment vos compétences en rédaction vous aident au quotidien. Mais même si vous n’occupez pas l’un de ces emplois, «La rédaction est une compétence essentielle sur le lieu de travail, en particulier aujourd’hui avec de plus en plus de personnes travaillant à distance», déclare Jennifer Smith, coach de carrière chez Muse, fondatrice de Flourish Careers. Dans un monde de plus en plus virtuel, "Il y a moins d'interaction en face à face et plus d'interaction écrite."
De solides compétences rédactionnelles vous aident à communiquer avec les autres sans avoir à planifier une réunion ou un appel téléphonique. Ils veillent à ce que les lecteurs comprennent les points clés de ce que vous essayez de faire passer, ressortent avec les idées et l'impression que vous voulez qu'ils fassent et, dans de nombreux cas, agissent pour faire tout ce que vous espérez qu'ils feront.
«La plupart des professionnels doivent rédiger des e-mails dans le cadre de leur travail», déclare Tara Goodfellow, coach de carrière. Les e-mails peuvent indiquer comment vous tenez au courant votre équipe sur un projet, demandez des informations à un collègue ou comment vous suivez une réunion avec des étapes claires. Et dans certains cas, un e-mail est la façon dont vous faites votre première impression à une nouvelle personne. Par exemple, si vous êtes un responsable commercial qui contacte un prospect par e-mail ou LinkedIn, "Un argumentaire de vente bien rédigé à un client critique augmentera votre crédibilité et vous aidera à attirer le nouveau client", déclare Jennifer Smith.
Vous utilisez probablement également des compétences rédactionnelles en dehors de vos emails. Peut-être avez-vous préparé des présentations qui incorporent du texte ou vous avez besoin de rédiger un rapport sur les résultats d’un projet accompli. Ou peut-être que vous partez en vacances et que vous rédigez ce dont vous avez besoin que vos collègues sachent ou s’occupent pendant votre absence.
La communication écrite est une chose à laquelle les autres peuvent se référer à tout moment - par opposition à la communication verbale, qui peut devoir être répétée et qui exige que les deux parties soient disponibles en même temps. Les communications écrites peuvent être particulièrement utiles lorsque vous essayez de standardiser la manière dont votre équipe ou votre entreprise gère les tâches récurrentes ou forme de nouveaux collègues à les assumer. «Il est clair que la rédaction et la documentation de nouvelles procédures peuvent permettre une cohérence future et un meilleur contrôle des processus internes», estime Jennifer Smith, même si vous n'êtes pas disponible pour rencontrer et expliquer les processus à chaque nouvelle personne qui les prend en charge.
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Exemples de compétences rédactionnelles
Il existe plusieurs types de compétences qui se combinent pour améliorer sa communication écrite:
Recherche
Avant d'écrire un seul mot, vous devez faire vos recherches sur le sujet sur lequel vous écrivez. La collecte d'informations à jour et exacte est un élément clé de la communication écrite, et le processus peut vous aider à déterminer le contenu à inclure. Selon ce que vous écrivez, la recherche peut impliquer de vous renseigner sur votre client cible - qu'il s'agisse d'un marché cible global ou d'une entreprise individuelle - en évaluant les sources pour leur force et leur crédibilité, en discutant avec des experts, en examinant et en analysant des données ou en discutant avec d'autres membres de votre équipe.
Planification
Un plan est une esquisse simplifiée des points ou des sujets que vous allez couvrir, et de la manière dont vous prévoyez de structurer les informations, ce qui peut vous donner une feuille de route à suivre au fur et à mesure que vous écrivez. La création et le suivi d'un plan vous garantissent d'incorporer toutes les informations importantes dans le bon ordre et de ne pas être répétitif ou trop éloigné de votre point de vue. Il est souvent plus facile d’obtenir une contribution extérieure à un plan que de rédiger un rapport complet pour ensuite découvrir que des informations clés manquent. Les compétences de description peuvent également être utilisées pour tracer à l'avance un projet non écrit ou planifier un processus, ce qui peut être particulièrement utile si vous déléguez ou collaborez avec d'autres.
Grammaire et clarté
La grammaire est l'ensemble des règles régissant l'utilisation de la langue. C’est ce qui guide tout le monde à communiquer de la même manière et, par conséquent, à mieux se comprendre. Il existe de nombreuses règles de grammaire, et vous devez absolument connaître les règles de base. Mais à moins que vous soyez écrivain ou éditeur, connaître les petites bizarreries obscures de la grammaire n'est généralement pas nécessaire. Ce qu'il faut, c'est savoir comment construire une phrase claire, facile à lire et compréhensible pour pouvoir communiquer par écrit.
Réviser et éditer
L'édition est le processus de correction et de modification d'un morceau de votre propre écriture ou de celle de quelqu'un d'autre pour le renforcer. Vous pouvez réviser ou modifier en apportant des modifications importantes à la structure, à l'organisation ou au contenu. Ou vous pouvez relire un texte, en vérifiant les fautes d'orthographe, les fautes de grammaire ou les fautes de frappe. Dans d'autres cas, vous pouvez modifier des phrases ou des paragraphes pour mieux se dérouler ou refléter un certain ton. De solides compétences en édition peuvent être utiles dans un large éventail de situations professionnelles, de la recherche d'un rapport ou d'une présentation pour un coéquipier à la détection d'une erreur dans un e-mail que vous êtes sur le point d'envoyer à toute l'entreprise.
Compétences en communication
Même si la rédaction n’est pas au cœur de votre travail, vous l’utiliserez probablement pour communiquer sur votre lieu de travail. Cela peut signifier rédiger un e-mail, envoyer un message à quelqu'un via Slack ou Teams, donner des commentaires, créer un ordre du jour de réunion ou donner une mise à jour sur un projet. Être capable de communiquer clairement par écrit aidera votre travail à se dérouler plus facilement, augmentera les chances que vous obteniez ce que vous voulez, évitera les malentendus et permettra à vos collègues de se sentir informés et inclus, renforçant ainsi vos relations professionnelles.
Article inspiré de l’article Why Writing Skills Are Important for Every Job—and how to Improve Yours par Regina Borsellino pour The Muse.
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